Entreprises : comment calculer son budget formation ?

Calculer son budget de formation en entreprise est indispensable pour assurer le droit à la formation professionnelle des collaborateurs. D’autant plus à l’heure actuelle, où la formation devient incontournable. 

Selon la Dares, en 2018, les entreprises privées de toutes tailles avaient versé aux organismes paritaires collecteurs agréés (OPCA, devenu OPCO) 6,8 milliards d’euros pour la formation des salariés.

Se situant au cœur des enjeux RH, la formation en entreprise vient répondre aux besoins de développement des compétences des salariés dans un contexte professionnel de plus en plus incertain. Aujourd’hui, elle constitue un levier de compétitivité indéniable.

Et au sein des organisations, les sujets de formation ne manquent pas : formation RSE, formation juridique, formation en développement personnel... il y en a pour tous les besoins. 

Mais tout cela a un coût. Et puisque le Code du travail stipule qu'une entreprise doit pouvoir assurer la formation de ses employés durant la période indiquée dans leur contrat de travail, un budget à la formation doit impérativement être alloué.

Alors, comment calculer son budget de formation en entreprise ? Et comment réduire ses coûts ?

Les éclairages d’eDRH dans cet article.

Quand la formation professionnelle devient indispensable

Plus que jamais nécessaire aujourd’hui ?

Si une entreprise souhaite rester compétitive et performante dans un marché en constante évolution, elle doit capitaliser sur les compétences de ses salariés.

De même, les collaborateurs doivent être en mesure de développer — voire renouveler — leurs compétences pour garantir leur employabilité. Autrement dit, la formation professionnelle garantit l'avenir de tout un chacun. Car précisément, tout le monde est impacté par les grands changements structurels à l'œuvre dans la sphère professionnelle. Qu'il s'agisse des dirigeants, des professionnels des ressources humaines, du management ou des salariés eux-mêmes. 

Par ailleurs, la formation en entreprise permettrait de fidéliser les collaborateurs soucieux de développer leurs compétences. Car aujourd'hui, les entreprises peinent à fidéliser leurs talents et font face à des difficultés de recrutement, ainsi qu'à une pénurie de compétences. 

Aujourd'hui, l'économie des compétences prédomine et les soft skills, telles que la capacité d'adaptation au changement, sont de plus en plus prisées dans le monde du travail (à ce propos, il est possible de suivre une formation en soft skills).

C'est donc l'occasion de rappeler quels sont les droits des salariés en matière de formation professionnelle et les obligations des employeurs en la matière. 

Formation : une histoire de droits et de devoirs ?

Les salariés ont le droit de se former dans le cadre : 

• D'un projet de transition professionnelle ;
• D'une VAE (Validation des Acquis de l'Expérience) ; 
• D'une reconversion.

Ils peuvent en outre mobiliser leur CPF (Compte Personnel de Formation).

L'employeur a deux obligations majeures en termes de formation professionnelle : 

• L'adaptation au poste de travail ; 
• Le maintien dans l'emploi des collaborateurs.

Elles sont détaillées par l'Article L6321-1 du Code du travail.

C'est ainsi que les entreprises peuvent développer un Plan de Développement des Compétences. Mais elles doivent pouvoir participer financièrement au développement de la formation et de l'apprentissage, comme l'a d'ailleurs souligné le ministère de l'Économie : « En matière de formation professionnelle, toute entreprise qui emploie des salariés doit participer au financement de la formation professionnelle. »

Et en effet, chaque année, les entreprises doivent prévoir un budget dédié à la formation selon la masse salariale, les changements de poste ou encore les mutations à l'œuvre en interne ou à l'externe. La loi impose d’ailleurs aux organisations de consacrer, au minimum, 1 % de leur masse salariale à la formation professionnelle continue des employés. 

Mais une question se pose pour les entreprises : comment élaborer un budget dédié à la formation ? Que faut-il prendre en compte ?

Budget formation en entreprise : quelle participation financière ?

Les différents dispositifs existants

Un budget prévisionnel est souvent prévu pour la formation. Cette démarche s'inscrit dans le cadre de la construction du Plan de Développement des Compétences (PDC). Ce plan se compose des formations obligatoires d'une part (ex. risque d’incendie), et de celles de mise à niveau, de renouvellement des compétences suite à une évolution de poste, d’une VAE ou d’un bilan de compétences.

Pour optimiser le budget formation dès le PDC, le responsable formation pourrait rattacher certaines formations entre elles pour pallier les coûts. 

Bon à savoir : 

Notons qu’il existe de manière générale 3 approches pour financer les dispositifs liés à l’apprentissage : 

• Le financement employeur (le budget que l'entreprise attribue au développement des compétences) ;
• Le financement extérieur (via différents dispositifs de formation, OPCO, CPF, etc.) ;
• Le financement salarié (ce dernier pourrait verser une somme de lui-même et apporter sa contribution au financement de sa formation). 

Budget formation : la participation financière annuelle obligatoire de l’entreprise

Rappelons que le « budget formation » d’une entreprise correspond à une allocation financière dédiée au développement des talents d’une entreprise. On parle aussi de financement de la formation. Il s’agit d’un indispensable pour aider les entreprises à rester compétitives via la montée en compétence. 

Il est à noter que 2 types de participation financière annuelle existent (laquelle est obligatoire pour les entreprises) :

• La CFP (Contribution à la Formation Professionnelle) pour financer par exemple des formations aux demandeurs d'emploi ou collaborateurs de Très Petites Entreprises (TPE) ;
• Le CPF-CDD (Compte Personnel de Formation des salariés en CDD) afin de financer les CPF des salariés en contrat à durée déterminée. Attention : cela ne concerne pas les contrats particuliers, les CDD saisonniers, les CDD suivis d'un CDI ainsi que ceux qui incluent des sportifs et entraîneurs professionnels ou des jeunes durant leur parcours scolaire. 

Ces 2 types de participation financière doivent donc être pris en compte dans le budget dédié à la formation de votre entreprise.

Comment optimiser son budget formation en entreprise ?

Définir les besoins de l’entreprise avant le budget formation

Avant de définir le budget alloué à la formation dans votre entreprise, prenez soin d'identifier les besoins de votre entreprise en matière de compétences et de formation. 

Pour le savoir, les managers et collaborateurs constituent des interlocuteurs privilégiés qu'il convient de consulter en ce sens. 

Pour définir votre budget de formation, calculez également la participation financière annuelle obligatoire en tenant compte de la CFP et du CPF-CDD. Son assiette est la même que les cotisations de sécurité sociale. 

Concernant la CFP, le taux de la contribution s'élève à 0,55 % pour les organisations de moins de 11 employés et de 1 % pour celles de 11 employés et plus. 
Concernant le CPF-CDD, il correspond à 1 % des rémunérations attribuées aux collaborateurs en CDD durant l'année. Son assiette est la même que pour la CFP.

Attention : puisque les critères d'aides au financement de la formation professionnelle varient fortement, prévoir un budget de formation à l'euro près est loin d'être facile. Quoi qu'il en soit, le budget que vous aurez investi pourrait bien être remboursé selon le statut de votre structure et celui de l'apprenant (en tout ou en partie). 

Voici une liste de 5 étapes à suivre pour établir un budget de façon intelligente : 

• Fixer les objectifs de la formation de l’entreprise (quelles compétences doivent être améliorées, développées ?) ;
• Évaluer les coûts du dispositif (formateurs, frais logistiques, etc.) ;
• Établir les priorités ; 
• Définir le budget disponible et lancer votre PDC. 

Faut-il économiser sur le budget formation de l’entreprise ?

Voici 3 petites astuces pour optimiser vos coûts de formation : 

• Effectuez régulièrement une veille liée aux innovations pédagogiques et/ou technologiques ;
• Privilégiez les formations en équipe qui favoriseront d'ailleurs l'apprentissage social, la cohésion d'équipe, voire l'engagement collaborateur ; 
• Proposez des formations dispensées à distance pour réduire les coûts liés aux modalités du présentiel (un gain de flexibilité pour les collaborateurs qui le souhaitent).

Aujourd'hui, de nombreux formats d'apprentissage existent, comme le digital learning, le blended learning ou encore le social learning. Les formats d'apprentissage comme le digital learning permettent aux collaborateurs de se former à distance. Mais aussi de réaliser d'importantes économies à l'échelle de l'entreprise (pas de location de salle ni de frais de déplacement). 

Disposer d'une plateforme LMS peut en ce sens constituer un bon moyen d'optimiser son budget formation en entreprise, tout en permettant aux managers de suivre l'apprentissage des salariés. L’apprentissage à distance permet donc d’économiser des frais annexes qui peuvent parfois être relativement importants. 

Toutefois, s'il peut être tentant de réduire le budget de formation dans un contexte économique difficile pour votre entreprise, n'oubliez pas que la formation professionnelle est au cœur du développement des compétences et de la performance de votre entreprise. Passer à côté de cette nécessité pourrait être dommageable pour l’avenir d’une entreprise  qui souhaite assurer sa pérennité et sa compétitivité.

Le saviez-vous ?

Depuis son entrée en vigueur, la loi « Avenir professionnel » (2018) vient redéfinir les contours de la formation professionnelle. Il ne s’agit plus seulement de former les salariés au profit d’une entreprise, mais de contribuer au développement des talents tout au long de leur carrière en exploitant.

Si vous avez besoin d’un conseil pour optimiser votre budget formation, la CCI Côte d’Azur propose un accompagnement dédié aux responsables formation qui le désirent.

Afin d’être à jour sur les modalités de financement de la formation en entreprise pour établir votre budget, il est aussi possible d’effectuer une veille régulière en la matière auprès du ministère du Travail.